Julkaistu Newsdeskissä 2010-09-22 15:59

Perinteinen tietokoneiden tai IT –ympäristön ylläpito on useimmiten turhaa. Sitä ei enää jatkossa tulla tarvitsemaan siinä määrin kun sitä on aiemmin, vuosia sitten tarvittu

Moni muistaa, kuinka ylläpitoasentajan saapuessa keskelle kiireisintä työpäivää, jouduttiin pyörittelemään peukaloita kahvipöydän ympärille. Tunnit kuluivat ja huoltaja teki edelleen työtään. Jos ei työtä tehnyt yrityksen ulkopuolinen taho, sen tehtävän hoiti yrityksen sisäinen IT-henkilö tai joku muu oman toimensa ohessa.

Viimeisten kymmenen vuoden aikana on tapahtunut monta merkittävää askelta kohti toimivaa IT –ympäristöä:

1)      Uudet ohjelmistot ja järjestelmät ovat erittäin yhteensopivia keskenään. Muistatko, kun Windows Vista lanseerattiin? Toimiko se alussa hyvin yhteen esim. tulostimien tai digikameroiden kanssa? Montako kertaa viikossa uusi kannettava ”kaatui” tai takkuili? Onko samaa tapahtunut uuden Windows 7 –käyttöjärjestelmän kanssa?

2)      Ihmisten osaamistaso on noussut. Tämän päivän perustoimistotyöntekijän osaamistaso tietotekniikassa on jopa parempi, kuin ”IT-Gurun” kymmenen vuotta sitten. Sormi ei mene ihan heti suuhun pienen ongelman kanssa, ja Googlesta löytyy vinkki moneen ongelmaan.

3)      Palvelut ovat siirtyneet ”pilveen”. Puhutaan Pilvi –palveluista, eli englanninkielistä termiä käyttäen ”Cloud Computing”:sta. Iso osa aikaisemmin omilla palvelimilla puhisseista palveluista käytetään nykyään verkosta. Tästä esimerkkinä sähköpostiohjelmat (Gmail, Exchange), verkkolevypalvelut (SharePoint, Google Documents), CRM (SalesForce)

Alla viiden kohdan muistilista, jos haluat vähentää radikaalisti perinteistä, aikaa ja rahaa vievää IT-ylläpitoa:

Vakioi laite- ja ohjelmistoympäristö

»    heitä kaksi vuotta vanhat laitteet pois, tai anna ne hyväntekeväisyyteen
»    osta tai vuokraa kaikki toimiston tietokoneet ja ohjelmistot kerralla
»    pidä yllä kolmen vuoden kiertoa laitteissa
»    uudet Microsoftin ja Applen järjestelmät ovat äärettömän vähän ongelmia aiheuttavia

Panosta henkilökunnan kouluttamiseen ja kursseihin

»    sisällytä IT koulutus yrityksen strategiaan
»    Kutsu ohjelmistokouluttaja työpaikalle vähintään ½ vuoden välein, n. 2-4h / kerta ja opeta henkilöstölle uusien ohjelmien käyttövinkkejä (Internet, Office –ohjelmat jne)
»    Toimisto-ohjelmat ja internetin salaisuudet osaava henkilöstö osaa itse ratkaista päivittäiset käytön ongelmat ja ylläpidon sekä IT-tukipalvelun tarve vähenee

Viskaa palvelimet palvelinhotelliin

»    Yksittäinen, talon sisällä oleva oma palvelin tarvitsee ylläpitoa jopa 10 h/kk. Talon ulkopuolella palvelimesta huolehtii osaava ja koulutettu henkilöstö
»    Oma palvelin on eniten yrityksessä ylläpitoa vaativa kohde

Yhtenäistä verkon aktiivilaitteet

»    Yrityksellä voi olla paljon erimerkkisiä palomuureja, tulostimia, kopiokoneita, videotykkejä, WLAN –tukiasemia, internet –reitittimiä jne.
»    Yhtenäistä laitemerkit ja laitekanta vähintään 4 vuoden välein.
»    Pidä verkon aktiivilaitteet ja palvelut selkeästi listattuna ja järjestyksessä
»    Panosta verkkokaapin siisteyteen
»    Toimivat verkkojohdot ja internet -yhteydet vähentävät ongelmia ja vikatilanteita paljon. Huonosti toimivat printterit tai kopiokoneet voivat aiheuttaa jopa yli puolet yritysten IT -ongelmista.

Siirrä palvelut/ohjelmat pilveen

»    älä turhaan omista ohjelmia vaan pyri ostamaan palveluna SaaS -operaattorilta
»    oman dedikoidun palvelimen ylläpitäminen vie jopa kymmeniä työtunteja vuodessa – SaaS –mallissa palveluoperaattori vastaa palvelinkapasiteetista
»    Esimerkiksi; Sähköposti, etävarmistuspalvelut, laskutusohjelmisto, CRM- eli asiakkuudenhallintaohjelmisto, ERP- eli toiminnanohjausjärjestelmä, roskapostisuodatus, virustorjunta

Näitä ohjeita noudattamalla voit helposti vaikuttaa oman yrityksesi työviihtyvyyteen ja ennenkaikkea henkilöstön tehokkuuteen. Olisiko tämä joskus vaihtoehto jopa YT -neuvotteluille?

Tarmo Herlevi
Toimitusjohtaja